Steuererklärungen sind dem Finanzamt in der Regel nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung elektronisch zu übermitteln. Sie dürfen auch in Papierform abgegeben werden, wenn 

• die elektronische Übermittlung gesetzlich nicht angeordnet ist (z. B. § 25 Absatz 4 Satz 1 in Verbindung mit § 46 Absatz 2 Nummer 2 bis 8 des Einkommensteuergesetzes – EStG) oder 
• ein durch das Finanzamt anerkannter Härtefall vorliegt (z. B. § 25 Absatz 4 Satz 2 EStG in Verbindung mit § 150 Absatz 8 – AO). 

Anwendungsregelung

Dieses Schreiben ersetzt das BMF-Schreiben vom 3. April 2012, BStBl. I S. 522.

Nach Erörterung mit den obersten Finanzbehörden der Länder gilt für Steuererklärungen in Papierform Folgendes: 

1.	Amtlich vorgeschriebene Vordrucke

Steuererklärungen in Papierform müssen nach „amtlich vorgeschriebenem Vordruck“ übermittelt werden (§ 150 Absatz 1 AO). Diese Anforderung erfüllen

• Vordrucke, die mit den von der Steuerverwaltung freigegebenen Druckvorlagen hergestellt worden sind und z. B. in Finanzämtern zur Mitnahme ausliegen (amtliche Vordrucke);
• Vordrucke, die auf den Internetseiten der Steuerverwaltung bereitgestellt und ausgedruckt werden (amtliche Internet-Vordrucke) und
• Vordrucke, die nach dem Muster einer amtlich freigegebenen Druckvorlage – insbesondere durch Steuererklärungssoftware – erzeugt und ausgedruckt werden (nichtamtliche Vordrucke).

2.	Herstellung nichtamtlicher Vordrucke

Auch wer Steuererklärungssoftware oder Internetformulare herstellt, mit denen Steuererklärungen ausgedruckt und ggf. zuvor maschinell ausgefüllt werden können, stellt nichtamtliche Vordrucke her.

Wer nichtamtliche Steuererklärungsvordrucke herstellt, muss insbesondere 

• die drucktechnische Ausgestaltung (Layout) und die Abmessung der amtlichen Vordrucke einhalten,
• Wortlaut und Kennzahlenbeschriftung der amtlichen Druckvorlagen in vollem Umfang übernehmen,
• die Zeilennummerierung sowie Seitenzahl und -folge der amtlichen Druckvorlagen in vollem Umfang übernehmen,
• einen Gründruck im amtlichen Vordruck durch entsprechende Graustufen ersetzen und
• in der Fußzeile den Herstellernamen angeben.

Diese und weitere Anforderungen werden im anliegenden „Merkblatt zur Herstellung nicht-amtlicher Vordrucke für Steuererklärungen“ näher erläutert (Anlage).

3.	Druck amtlicher Internetvordrucke und nichtamtlicher Vordrucke

Internet-Vordrucke und nichtamtliche Vordrucke müssen im DIN A4 Hochformat ausgedruckt werden. Die Ausdrucke müssen über einen Zeitraum von mindestens 15 Jahren haltbar und ebenso lange gut lesbar sein.

4.	Eintragungen in Steuererklärungen

Steuererklärungen in Papierform müssen wie folgt ausgefüllt sein:

• Feldeinteilungen müssen eingehalten werden.
• Die Zuordnung von Beträgen zu Kennzahlen muss eindeutig sein und die Kennzahlen dürfen nicht überschrieben werden.
• Eintragungen müssen deutlich erkennbar sein (z. B. Druckschrift bei handschriftlichen Eintragungen oder Fettdruck bei maschinellen Eintragungen).
• (Firmen-)Stempel, z. B. zur Eintragung von Adressen, sind nicht zu verwenden.
• Felder, in denen kein Eintrag erforderlich ist, bleiben leer – sie sollen weder durchgestrichen noch ausgenullt noch mit sonstigen Vermerken ausgefüllt werden.
• Bei negativen Beträgen ist das Minuszeichen vor den Betrag zu setzen.

5.	Umgang mit mehrseitigen Vordrucken

Steuerpflichtige müssen bei der Abgabe von Steuererklärungen in Papierform Folgendes beachten:

• Mehrseitige Steuererklärungsvordrucke sind vollständig abzugeben. Dazu gehören auch Seiten ohne Eintragungen. Nicht abgegeben werden müssen Anlagen ohne jegliche Eintragung, z. B. eine leere Anlage N für den im Veranlagungszeitraum nicht berufstätigen Ehegatten.
• Die Seiten mehrseitiger Vordrucke dürfen nicht miteinander verbunden werden (z. B. durch Heft- oder Büroklammern).

Schlussbestimmungen

Dieses Schreiben steht für eine Übergangszeit auf den Internetseiten des Bundesministeriums der Finanzen (www.bundesfinanzministerium.de) zur Verfügung.